Validace organizace pro VMC: vysvětlení požadavků na dokumentaci

Ověření organizace je důležitým krokem v procesu VMC, který zajišťuje, že v e-mailových klientech mohou svá loga zobrazovat pouze legitimní firmy. Certifikační autority (CA) tímto procesem ověřují právní existenci, identitu a oprávnění vaší společnosti používat logo s ochrannou známkou, čímž ji chrání před podvody a zneužitím.

• Dokumenty pro registraci podniku: Poskytněte oficiální dokumenty prokazující právní existenci vaší organizace, jako je osvědčení o založení, obchodní licence nebo registrace u státního orgánu.
• Ověření aktivního statusu: CA ověří, zda je vaše firma aktivní a v dobré kondici. To může vyžadovat poslední výroční zprávy, daňová přiznání nebo osvědčení o dobré pověsti od místního úřadu.
• Potvrzení fyzické adresy: Předložte doklad o fyzické adrese vaší organizace, například nedávný účet za služby, výpis z účtu nebo korespondenci s úřady. Adresa musí odpovídat záznamům o registraci vaší firmy.
• Identifikace oprávněného signatáře: Uveďte osobu oprávněnou žádat o VMC jménem vaší organizace. To může vyžadovat notářsky ověřený pověřovací dopis, usnesení správní rady nebo jinou oficiální dokumentaci.
• Doklad o vlastnictví domény: Prokažte kontrolu nad doménou, pro kterou je VMC požadováno. To se obvykle provádí prostřednictvím ověření e-mailu, záznamu DNS TXT nebo nahráním souboru na vaše webové stránky podle pokynů certifikační autority.
• Dokumentace k ochranné známce: Poskytněte certifikát nebo úřední záznam o vaší registrované ochranné známce a ujistěte se, že logo přesně odpovídá ochranné známce.

• Organizační schéma nebo struktura: U složitých organizací může být vyžadováno schéma zobrazující vztahy mezi mateřskou, dceřinou nebo přidruženou společností, zejména pokud je ochranná známka vlastněna jiným subjektem.
• Licenční smlouvy: Pokud vaše organizace není přímým vlastníkem ochranné známky, předložte formální licenční smlouvu, která uděluje práva na používání ochranné známky pro účely VMC.
• Důkazy o kontrole kvality: U licencovaných ochranných známek přiložte dokumentaci prokazující dohled vlastníka ochranné známky a ustanovení o kontrole kvality.

• Nesoulad informací: Ujistěte se, že všechny předložené dokumenty používají stejný právní název a adresu jako vaše záznamy o ochranné známce a doméně.
• Prošlé nebo neúplné dokumenty: Předkládejte pouze aktuální, oficiální dokumenty Neaktuální nebo chybějící dokumenty mohou schválení pozdržet.
• Nejasná autorizace: Jasně identifikujte a doložte osobu oprávněnou jednat za vaši organizaci v procesu VMC.